Guida utente

1. Organizzazione del portale
- Sezione rendiconti
  - Scarica QUI la guida rapida alla lettura dei rendiconti GeMS.
  - Nella sezione rendiconti vengono elencati i documenti relativi alle diverse opere rendicontate.
  - Il documento principale esposto è il Riepilogo. Cliccando sul simbolo della prima colonnaa sinistra, è possibile visionare i singoli rendiconti, dove troverete i dettagli delle copie vendute per le edizioni in commercio.
  - Cliccando sull'icona è possibile vedere un'anteprima del documento corrispondente, mentre cliccando sull'icona è possibile effettuare il download del documento stesso.
  - Inserendo nel campo "Nome beneficiario" un nominativo anche parziale e cliccando sul bottone Cerca, è possibile ricercare i documenti relativi al nominativo ricercato.
  - Con i pulsanti è possibile effettuare la selezione/deselezione massiva dei documenti presenti in elenco. È ovviamente possibile selezionare un singolo documento cliccando il checkbox della colonna Selezione.
  - Il pulsante consente di accettare tutti i documenti precedentemente selezionati. I documenti accettati non appariranno più nell'elenco, ma saranno presenti nello Storico.
  - Il pulsante consente di effettuare il download di tutti i documenti selezionati.
- Sezione Storico
  - Questa sezione contiene tutti i rendiconti che sono stati accettati su portale.
    Presenta un elenco pressoché uguale a quello della sezione precedente ad eccezion fatta per la presenza di due nuove colonne:
    - approvato da, che contiene le informazioni di quale utente ha approvato il documento
    - approvato il, che contiene la data di approvazione e il canale di approvazione.
  - È possibile ricercare per Anno di rendicontazione e Nome beneficiario anche parziale.
  - Il funzionamento dei pulsanti presenti è identico a quelli della sezione Rendiconti.
- Sezione profilo
  - Consente di modificare la lingua di default del portale (Italiano o Inglese) e la password di accesso.
  - Una volta modificate la lingua, per confermarla, premere il bottone .
2. FAQ
- Non so come approvare i rendiconti
  - Una volta effettuato l'accesso, all'interno della sezione "Rendiconti" sono visibili i documenti da approvare. Per approvarli,
    Cliccare (o selezionare solo i documenti che si vogliono approvare flaggando il box nella colonna "Selezione" della corrispondente riga)
    Cliccare e confermare
    Alla fine dell'operazione riceverà una email di conferma con il riepilogo dei documenti accettati.
    Può consultare e scaricare i documenti in pdf consultando la sezione "Storico", dove vengono archiviati i documenti dopo l'accettazione.
- Non trovo alcuni rendiconti all'interno della sezione "Rendiconti" oppure della sezione "Storico"
  - All'interno di queste due sezioni, nel caso in cui sia presente un numero elevato di documenti, utilizzare i bottoni con delle frecce posti sotto il filtro "Anno" per visualizzare i vari documenti, oppure utilizzare i filtri per restringere i documenti da consultare.
- Non riesco ad interagire con il sito (da smartphone o tablet)
  - La invitiamo a provare da computer (attualmente il portale non è ottimizzata per smartphone e tablet).
    Se dovesse vedere il bottone "Accedi" disabilitato può provare ad usare la combinazione di tasti CRTL+F5 (nel caso in cui non dovesse funzionare può provare la combinazione CTRL+SHIFT+R, oppure aprire una nuova scheda in incognito, oppure cambiare browser).
    Il portale risulta in manutenzione dalle ore 00.00 alle ore 05.00.
    Potrà poi effettuare l'accesso inserendo codice utente e password.
- Compare l'errore "Stiamo effettuando operazioni di manutenzione"
  - La invitiamo a provare ad effettuare l'accesso al di fuori della fascia oraria 00.00 - 05.00 in quanto vengono effettuati degli aggiornamenti e il portale non risulta consultabile.
    Nel caso in cui stia provando ad effettuare l'accesso al di fuori della fascia oraria indicata la invitiamo a consultare il punto precedente "Non riesco ad interagire con il sito (da smartphone o tablet)".
- Come scaricare i documenti in pdf
  - Dopo avere selezionato i documenti (nella sezione "Rendiconti" o "Storico"), cliccare su "Scarica file" e scegliere se scaricare i documenti in un unico file pdf o in un archivio zip compresso che contiene i singoli documenti
- Come scaricare il documento di sintesi
  - Cliccare sull'icona corrispondente alla riga dell'opera che si vuole scaricare dove è presente la dicitura "Riepilogo" o "Riepilogo Cross" nella colonna "Formato"
- Non trovo i dettagli sulle vendite e le giacenze
  - La lettera di riepilogo contiene la sintesi dei dati dei rendiconti e la situazione degli anticipi: per consultare i rendiconti, che contengono i dettagli delle vendite, potete cliccare sul pulsante all'inizio di ogni riga per mostrare tutti i documenti.
- Non trovo i miei rendiconti dopo averli approvati
  - Può consultare e scaricare i documenti consultando la sezione "Storico", dove vengono archiviati i documenti dopo l'approvazione.
- Problemi tecnici
  - Per qualsiasi problema nell'utilizzo del portale Vi invitiamo a scrivere all'indirizzo email tecnico.rendiconti@maurispagnol.it
- Dubbi su contenuti dei rendiconti
  - Per ulteriori dubbi relativamente al contenuto dei rendiconti stessi, Vi invitiamo a scrivere all'indirizzo email rendiconti@maurispagnol.it

User Guide

1. Web portal organisation
- Latest reports
  - Read Quick start guide of GeMS Royalty Statements
  - In this section you can find all the royalty statements to approve.
    The main displayed document is the Summary: by clicking on the in the first column, you can expand the summary row and view all the royalty statements, where you can find the sales and other details.
  - You can preview the pdf of a document by clicking on the icon in the Preview column; to download the pdf of a single document you can click on the pdf icon in the File column.
  - By typing a full or even partial name in the "Proprietor name" section and then clicking on the button Search, it is possible to search for documents related to the inserted name.
  - With the buttons on the top right, you can select and deselect all rows: you’ll find it useful to quickly accept or download all the documents.
  - It is possible to select one single document by clicking on the checkbox in the column Selection.
  - How to accept a document and download the pdfs
  - To accept a document you have to click on the checkbox of the row of the document you want to accept (in the Selection column) and on the button on the top right; you can check more than one row and accept more than one document at the same time. This confirmation has got the same value of an handwritten signature and it’s a definitive acceptance of the royalty statement.
  - The accepted documents will no longer appear on the list but can be found in the Archive section of the portal.
  - You can download the pdfs of the selected files with the button on the top right.
- Archive
  - Here you can find all the royalty statements accepted on the web portal.
    This section is similar than the previous; there are two other columns:
    - Approved by, the user's information that approved the document
    - Approved in, the approved date and the instrument of the approvation.
  - You can search the approved documents by year or Proprietor name, and then preview and download all the documents, as in the "Latest reports" section.
  - You can see the privacy policy at the link Privacy and in the menù of each page by link "Privacy".
- Profile
  - You can see here the details of your profile on the portal. You can change here the language of the site (English or Italian) and the password.
  - To confirm the modify press the button .
2. FAQ
- How can I accept my royalty statements?
  - To approve royalties, after logging in, go to "Latest reports" section (from the menu on top of the page)
    Click on (or select the ones to approve by flagging the box in "Selection" column)
    Click on and confirm
    At the end of the operation, you are going to received a confirmation email with the summary of accepted royalty statements.
    You can view and download royalty statements in pdf format in the section "Archive" that contains accepted royalty statements.
- I can't find some royalties inside "Latest reports" section or "Archive" section
  - Inside these sections, in case there are many documents, you can use the row buttons under the "Year" filter to see all the remaining documents, or you can use the filters to narrow down the documents displayed.
- I cannot interact with the website (on smartphone or tablet)
  - We suggest you try to access the portal from your computer (the portal is not smartphone- or tablet-friendly yet).
    If you can see the "Login" button but it is disabled, you can try the combination CRTL+F5 (if it does not work you can try the combination CTRL+SHIFT+R, or open a new incognito tab, or change the browser).
    The portal is offline due to mantainance service from 0.00 a.m. to 05.00 a.m. (CET)
    You can then log in with your user ID and the password.
- I get the error "The website is currently down for mantainance"
  - We invite to try logging in outside the time slot from 0.00 a.m. to 05.00 a.m. (CET) as during the night updates are run and the portal is not available.
    If you are trying to log in outside the aforementioned time slot you can refer to the question "I cannot interact with the website (on smartphone or tablet)" inside the Help (FAQ) section.
- How to download the pdf files
  - After selecting the files you want to download (in the Latest report section or in the Archive) you can click on Download and choose to download them as single pdf file or as a compressed zip file containing single pdf documents
- How to download the summary
  - You can click on the icon in the row where you can find “Summary” or “Print” in the “Format” column
- I can't find sales and stocks details
  - In the summary you can find informations about royalties and advance: click on the icon at the begin of each row to view all the documents, so you can check sales and stocks details
- I don't find my approved royalty statements
  - You can find your approved royalty statements in the section "Archive" of the web portal; you can view and download them in pdf format.
- Technical Issue
  - For any technical issue, contact us at tecnico.rendiconti@maurispagnol.it
- Any question related to the royalty statements
  - For further questions related to the royalty statements, contact us at rendiconti@maurispagnol.it

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RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
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TIPI DI DATI TRATTATI, FINALITA' E DURATA DI CONSERVAZIONE

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The Controller has appointed a Data Protection Officer (DPO), in accordance with the provisions of article 37 of Regulation (EU) 2016/679. Requests to exercise the rights set out here below should be submitted to the DPO, who can be contacted at the following e-mail address: DPO@maurispagnol.it.

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to request data portability;
to be informed of the persons to whom the personal data may be disclosed and view an extract of the contracts entered into with such persons.

The rights referred to above may be exercised by submitting a request to the Controller at privacy@maurispagnol.it or to the Data Protection Officer at DPO@maurispagnol.it

Non ricordo la password
- Nel caso in cui non ricordi la password, è sufficiente:
  1. Cliccare "Recupera password" all'interno della homepage
  2. Inserire rispettivamente il codice di controllo, ovvero le lettere indicate sotto le bandiere, all'interno della casella di testo in cui appare la frase "Inserisci codice", il suo indirizzo email all'interno della casella di testo in cui appare la frase "Identificativo utente", e poi cliccare "Invia password".
  3. Riceverà una email contenente un link per poter inserire una nuova password (si suggerisce di controllare anche nello spam). Cliccando sul link si verrà reindirizzati ad una pagina in cui è possibile inserire una nuova password.
  Potrà poi effettuare l'ccesso inserendo la sua email e la nuova password.
Non riesco a visualizzare correttamente il codice di controllo quando provo a resettare la password
- Nel caso in cui il codice di controllo da inserire all'interno della casella di testo non venga visualizzato correttamente, è probabile che siano attive delle funzionalità particolari nel browser, quali la traduzione automatica del sito o altro.
  La invitiamo quindi a disattivare tali funzionalità in modo da visualizzare correttamente il contenuto della pagina.
Mi compare l'errore "Utenza disattiva"
- Se compare l'errore "Utenza disattiva" ha inserito più volte una password errata e la sua utenza risulta bloccata. Per conferma riceverà anche un'email con oggetto "GeMS - Utenza temporaneamente disabilitata" all'indirizzo di riferimento per l'accesso al portale (controllare anche nello spam).
  La invitiamo a fare riferimento alla sezione "Non ricordo la password" per impostarne una nuova.
Non riesco a recuperare identificativo utente e password
- Inviare una mail all'indirizzo tecnico.rendiconti@maurispagnol.it indicando il proprio nome, cognome e codice fiscale o, in alternativa, la propria ragione sociale ed il proprio C.F. / P.IVA

I can't remember my password
- If you don't remember the password you can:
  1. Click on "Forgot password?" inside the homepage
  2. Insert:
    - the control code (the letters you see below the flags) inside the textbox where the words "Insert code" appear
    - your email inside the textbox where the words "User ID" appear
  3. You will receive an email to log into the portal with a link starting with "https://rights.maurispagnol.it/ResetPassword?cp=..." which opens a page where you can insert a new password.
  You can then log in with your user email and the new password.
I can't see the control code correctly when I try to reset the password
- If the control code (to insert inside the textbox below) is not clear, it is likely that you activated some features or plugins on your browser, such as automatic translation of the website.
  You will need to deactivate the aforementioned plugins to correctly see the content of the page.
Error "User disabled"
- If you get the error "User disabled" you inserted a wrong password three times and your user is blocked. You will receive an email with subject "GeMS – User ID temporarily disabled" to your email address (check spam as well).
  You can refer to the question "I can't remember my password" inside the Help (FAQ) section to reset the password.
I can't recover either the user ID or the password
- Please, send an email to tecnico.rendiconti@maurispagnol.it telling us your Name and Surname or your Company Name and your VAT Number

Accedi

Guida utente

User Guide